7Huishoudelijk Reglement Probusclub Santpoort
vastgesteld op de ledenbijeenkomst van 2 maart 2016
A. Naam en zetel
De naam is Probusclub Santpoort, de plaats van vestiging is Santpoort.
B. Doel
Het bevorderen van saamhorigheid en vriendschap van (geheel of nagenoeg) niet meer actieven, die een maatschappelijk verantwoordelijke functie hebben vervuld en die ieder vanuit een persoonlijke, intellectuele en maatschappelijk achtergrond waarde hechten aan het regelmatig ontmoeten van elkaar, waarbij onderlinge hulpvaardigheid, verbreding van kennis en belangstelling, verruiming van inzicht alsmede ontspanning, bindende elementen vormen.
C. Structuur
De club is een informele vereniging, welke gevormd wordt door de leden. De club heeft een bestuur. Bestuur en leden zijn samen verantwoordelijk voor het behalen van het doel, de continuïteit van de club en het welbevinden van de leden in het clubverband. De club kan desgewenst commissies instellen ter ondersteuning en verwezenlijking van het doel. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, m.u.v. de aanname van nieuwe leden, welke algehele consensus behoeft.
D. Bestuur
Het bestuur bestaat uit een voorzitter, vicevoorzitter, secretaris en penningmeester. De beoogde voorzitters zijn één jaar in functie als vicevoorzitter en één jaar als voorzitter. De zittingstermijn van de secretaris en penningmeester is bij voorkeur drie jaar. De bestuursbenoemingen vinden plaats in april en de bestuurswisseling geschiedt bij de eerste bijeenkomst in het nieuwe verenigingsjaar.
De voorzitter kan geen lid zijn van een (te vormen) commissie nieuwe leden.
E. Deelname in de club
1. Het aantrekken van nieuwe leden staat in het licht van verjonging en continuïteit van de club. Als leidraad wordt aangehouden dat leden bij aanname bij voorkeur niet ouder zijn dan 70 jaar.
2. Ieder lid heeft het recht hem bekende kandidaat-leden voor te stellen.
3. Bij aanmelding van nieuwe leden vanuit een andere Probusclub (b.v. door verhuizing), prevaleert een Probus lidmaatschap boven andere zaken en beslist het bestuur.
4. Het bestuur doet – bij een ledental van minder dan 25 (zie punt f) – een verzoek aan de leden tot ledenwerving, i.c. aan een commissie “nieuwe leden”.
5. Ten aanzien van voorgestelde kandidaten worden alle leden door het bestuur ter zitting geraadpleegd. De bij die zitting afwezige leden worden door het bestuur individueel benaderd. Leden die bezwaar hebben tegen een kandidaat, zullen het bestuur daarvan – buiten de vergadering – in kennis stellen.
Bij afwijzing door een lid wordt deze kandidaat niet benaderd.
6. Als er geen bezwaar is geuit door één of meerdere leden, wordt de betreffende kandidaat aangezocht om deel uit te gaan maken van de club.
F. Omvang van de club
De richtlijn voor het aantal leden is 25. Wanneer blijkt dat een groter aantal kandidaat-leden kan worden voorgedragen, zal het oprichten van een nieuwe club worden overwogen.
G. Werkwijze
De club komt regelmatig bijeen in of buiten Santpoort.
De leden organiseren zelf activiteiten die dienstbaar zijn aan het gestelde doel en passen bij de dan geldende samenstelling.
H. Financiën
Ter dekking van de reguliere kosten van de club wordt – na aanvaarding van de begroting – een contributie geheven. Deze contributie wordt door de penningmeester aan de leden in rekening gebracht. Eens per jaar legt de penningmeester financiële verantwoording af aan de ledenvergadering.
I. Duur
De club is aangegaan voor onbepaalde tijd. Het verenigingsjaar loopt van 1 juli tot en met 30 juni.
J. Slotbepaling
Tot wijziging van dit reglement i.c. ontbinding van de club kan slechts worden besloten in een bijeenkomst waarin de helft van het aantal leden aanwezig is.
Addendum bij het Huishoudelijk Reglement Probusclub Santpoort
Overzicht van goede gebruiken in de afgelopen jaren in diverse situaties bij Probusclub Santpoort opgesteld 1 mei 2018 (bijgesteld op 2 november 2021)
Het Huishoudelijk Reglement beschrijft niet tot in detail de diverse gebruiken en gewoonten. Om vragen en onduidelijkheden hierover door met name bestuurs- en commissiewisselingen te voorkomen, zijn de belangrijkste gebruiken en gewoonten hieronder beschreven, gekoppeld aan de desbetreffende artikelen in het Huishoudelijk Reglement.
ad b.
De club bestaat in tegenstelling tot sommige andere Probusclubs uitsluitend uit mannelijke leden.
ad c.
Naast het Bestuur bestaan er commissies:
Een Commissie nieuwe leden, gebruikelijk bestaande uit vier leden, die belast is met het werven van nieuwe leden.
Een Excursiecommissie, gebruikelijk bestaande uit twee leden, die drie keer per verenigingsjaar op een woensdag excursies organiseert. Eén ervan, de slotexcursie, vindt in mei plaats ter afsluiting van het Probusjaar. Deze excursie beslaat twee dagdelen, in tegenstelling tot de beide overige excursies die gewoonlijk één dagdeel beslaan. De partners zijn bij de excursies welkom. Partners van overleden leden worden niet voor de excursies uitgenodigd.
Een Kerstlunchcommisie, gebruikelijk ook uit twee leden samengesteld, organiseert de kerstlunch. Voor deze lunch worden ook de partners van overleden leden uitgenodigd. Voor hen gelden dezelfde financiële condities als voor de leden.
Eén lid fungeert als WEebmaster van de eigen website die gebaseerd is op de door Probus Nederland opgezette websitestructuur. De site bestaat uit een afgeschermd deel dat uitsluitend voor leden via een persoonlijk wachtwoord toegankelijk is en waarin zaken als persoonlijke gegevens, verslagen, programma’s en beeldmateriaal zijn opgenomen.
Daarnaast is er een voor buitenstaanders toegankelijk deel met algemene informatie over Probus Santpoort, de namen van de bestuursleden en een (email-)adres als contactmogelijkheid.
ad d.
De voorzitter van het bestuur treedt in principe na een jaar af. Herbenoeming met instemming van de leden is niet ongebruikelijk. Indien door de club gewenst, is herbenoeming ook daarna mogelijk. Bij herbenoeming van de voorzitter wordt de ambtsperiode van de vicevoorzitter automatisch verlengd.
Bij de installatie van een nieuwe voorzitter wordt de voorzittershamer overgedragen en krijgt de scheidende voorzitter de Probusstropdas uitgereikt.
Het bestuur zoekt op basis van clubanciënniteit, leeftijd en geschiktheid nieuwe bestuursleden. Nieuwe bestuursleden behoeven de instemming van de leden.
Al naar gelang één of meer bestuursleden zulks nodig acht, komt het bestuur bijeen. Van de bestuursvergaderingen wordt door de secretaris een verslag gemaakt dat niet verspreid wordt aan de leden. Punten uit het verslag kunnen worden gedeeld met de leden.
ad e sub 1.
Teneinde aan het onder artikel b. omschreven doel maximaal inhoud te kunnen geven, moeten de (nieuwe) leden afkomstig zijn uit Santpoort of nabije omgeving.
ad e sub 6.
Bij de installatie van een nieuw lid wordt hem het Probusinsigne opgespeld.
ad g.
De reguliere bijeenkomsten vinden in de periode september tot en met mei plaats op de eerste en derde woensdag van de maand. Het is een goed gebruik dat, als een bijeenkomst niet bijgewoond kan worden, men zich afmeldt.
Standaard ziet het programma van een reguliere bijeenkomst er aldus uit:
10.00 uur aanvang met een half uurtje gezamenlijk koffiedrinken
10.30 uur opening + melding afwezigen + (bestuurs)mededelingen + evt. opmerkingen van leden
ca. 10.45 uur start voordracht door één van de leden
ca. 11.15 uur korte pauze voor het uitserveren van een drankje, meestal aangeboden door één van de leden
ca. 11.45 uur einde voordracht, gevolgd door evt. vragen of opmerkingen n.a.v. de voordracht
ca. 12.00 uur rondvraag en eventueel langere mededelingen van leden
ca. 12.15 uur einde reguliere gedeelte en start lunch (facultatief)
ca. 13.00 uur einde bijeenkomst
De voordrachten worden in principe gehouden door de eigen leden en veelal ondersteund met een power point presentatie. Eventueel kan een lid zijn spreekbeurt laten verzorgen door een externe spreker, maar vanuit de clubkas wordt geen bijdrage geleverd voor mogelijke kosten. De secretaris stelt jaarlijks in overleg met de leden een sprekersschema op.
De secretaris maakt een kort verslag van de reguliere bijeenkomsten, dat op de website terug te vinden is.
In de zomermaanden wordt er, eveneens op de eerste en derde woensdag van de maand, informeel bijeengekomen tussen ca. 11.00 en ca. 13.00 uur. Er zijn dan geen voordrachten.
ad h.
Het financiële jaar loopt van januari tot en met december. In januari legt de penningmeester financiële verantwoording over het afgelopen jaar af (de jaarrekening) aan de leden en presenteert hij de begroting voor het lopende jaar. Na goedkeuring van de jaarrekening vindt décharge plaats.
Gebruiken bij overlijden
Bij het overlijden van een lid neemt de (vice)voorzitter contact op met de weduwe (of een andere betrokken naaste) om haar (hem) te condoleren en af te stemmen of een bloemstuk en een afscheidswoord namens of vanuit Probus tijdens de uitvaartplechtigheid gewenst worden. Als dat het geval is zorgt de (vice)voorzitter voor een bescheiden bloemstuk en coördineert hij wie vanuit of namens Probus spreekt of spreken.
De leden zijn voor zover mogelijk aanwezig bij de uitvaartplechtigheid. Voorkomen moet worden dat een afscheidswoord een obligaat praatje is. Liefst heeft de weduwe (naaste) een voorkeur voor één van de leden of heeft (hebben) één (of meerdere) van de leden vanuit zijn (hun) betrokkenheid bij de overledene een wens om te spreken.
Bij het overlijden van een partner van één van de leden geldt bovenstaande niet; elk lid is vrij te handelen naar eigen inzicht.
Als er zich vragen of onvoorziene omstandigheden voordoen besluit het bestuur.
Huishoudelijk Reglement Stichting Probus Nederland
ex artikel 11 van de Statuten van Stichting Probus Nederland (vastgesteld in bestuursvergadering van 31 januari 2017)
A. OPRICHTING NIEUWE PROBUSCLUBS
Inleiding
Nieuwe Probusclubs worden opgericht op initiatief van (een) Probusclub(s) in de betreffende regio. Het initiatief kan ook uitgaan van individuele personen, indien in hun woonplaats of regio een Probusclub ontbreekt.
Een nieuw te vormen club kan bestaan uit uitsluitend vrouwen, uitsluitend mannen of uit mannen en vrouwen.
Procedure
De oprichting van een nieuwe Probusclub verloopt volgens onderstaande regels. Afwijking van het onder beschreven protocol wordt niet toegestaan. Regelmatige berichtgeving over de stand van zaken rond de oprichting is noodzakelijk. Eventuele vragen kunnen worden gesteld aan c.q. ondersteuning kan worden verleend door de secretaris van de Stichting Probus Nederland. Hierna verder te noemen de Stichting.
Protocol
1. Probus.
De naam is een acroniem van Professional and Business.
2. Elke Probusclub is, met in achtneming van de doelstelling, zoals die is geformuleerd in de statuten van de Stichting Probus Nederland, autonoom.
3. Standaarddoelstelling.
“Het bevorderen van saamhorigheid en vriendschap van (geheel of nagenoeg geheel) postactieven die een maatschappelijk verantwoordelijke functie hebben vervuld en die ieder vanuit een persoonlijke, intellectuele en maatschappelijke achtergrond waarde hechten aan het regelmatig ontmoeten van elkaar. Bindende elementen vormen: onderlinge hulpvaardigheid, verbreding van kennis en interesse, verruiming van inzicht alsmede ontspanning.”
4. Leden.
Zij moeten:
• bij voorkeur uit de plaats of regio van vestiging komen;
• ten minste 55 jaar oud zijn;
• hun actieve loopbaan hebben beëindigd of binnen afzienbare tijd beëindigen;
• een maatschappelijk verantwoordelijke functie hebben vervuld;
• de standaarddoelstelling van Probus onderschrijven.
Daarnaast zal een Probusclub:
• zorgen voor voldoende spreiding van de diverse beroepsachtergronden van de leden;
• geen serviceclub beogen te zijn;
• politieke, levensbeschouwelijke of ideologische elementen geen rol laten spelen bij het functioneren;
• de merknaam en het logo van Probus op de juiste wijze gebruiken;
• jaarlijks aan de Stichting de verschuldigde bijdrage voldoen;
• bij de tweejaarlijkse enquête en op verzoek gegevens verstrekken over de Probusclub.
5. Initiatief.
(Een) bestaande Probusclub(s), ingeschreven bij de Stichting, kan (kunnen) tot oprichting van een nieuwe Probusclub besluiten. Ook is oprichting mogelijk via een initiatief in een plaats waar geen Probusclub is gevestigd. In dat geval dienen de initiatiefnemers (maximaal 5) direct contact op te nemen met de Stichting om via hen contact te zoeken met (een) naburige Probusclub(s) die dan kan (of kunnen) optreden als mentorclub(s). De mentorclub dient erop toe te zien dat de initiatiefnemers voldoen aan het gestelde onder punt 4.
Het is niet mogelijk een Probusclub op te richten zonder begeleiding vanaf de start door een mentorclub.
Van het initiatief tot oprichting van een nieuwe Probusclub wordt direct melding gemaakt aan de secretaris van de Stichting onder vermelding van de mentorclub(s).
6. Mentorcommissie.
Deze commissie, bestaande uit drie of vier leden van de onder punt 5 genoemde mentorclub mentorclub(s), wordt ingesteld ter voorbereiding en begeleiding van de nieuwe Probusclub.
7. Lijst potentiële leden.
De mentorcommissie stelt, in voorkomende gevallen in samenspraak met andere initiatiefnemers, een lijst op van potentiële leden. Deze lijst is vertrouwelijk. Kandidaatleden dienen hiervan onkundig te blijven tot de uitnodiging.
8. Sleutelfiguren.
Vier à vijf ‘sleutelfiguren’ wordt gevraagd lid te worden van de club in oprichting. Zij nemen samen met de mentorcommissie de verdere uitbouw van de nieuwe club ter hand. De lijst, onder punt 7 genoemd, vullen zij aan met nieuwe namen.
9. Benaderen kandidaten.
Mentorcommissie en sleutelfiguren benaderen kandidaten.
10. Eerste groep leden.
Als er tien of meer aspirant-leden (incl. sleutelfiguren) zijn dan zullen verdere uitnodigingen aan mogelijk nieuwe kandidaten eerst het fiat behoeven van de bestaande groep.
11. Bijeenkomstregeling.
Dag, tijd, plaats en frequentie (wekelijks, tweewekelijks of maandelijks) van de bijeenkomsten worden in gezamenlijk overleg vastgesteld. Probus Nederland wordt op de hoogte gesteld van de voortgang en het formulier “gegevens van een nieuwe club voor het adressenbestand” wordt aangevraagd bij Probus Nederland.
12. Bestuur.
Bij minimaal 15 leden wordt een (voorlopig) bestuur gekozen, dat ten minste bestaat uit een voorzitter, secretaris, penningmeester en een programmacommissaris.
13. Huishoudelijk reglement
Het nieuwe bestuur, de mentorcommissie en de leden van de club stellen gezamenlijk een Huishoudelijk Reglement op. Een Modelreglement (zie bijlage 1 bij dit protocol) is te downloaden via de website van Probus Nederland. In het Huishoudelijk Reglement dient de standaarddoelstelling van Probus Nederland (zie punt 2) integraal te worden opgenomen.
14. Leiding nieuwe club i.o.
Het (voorlopig) bestuur neemt de leiding van de oprichting over van de mentorcommissie en de sleutelfiguren.
15. Kennisgeving Probus Nederland.
Indien de Probusclub i.o. uit ten minste 15 leden bestaat, stelt het (voorlopig) bestuur Probus Nederland schriftelijk op de hoogte van de stand van zaken en stuurt het volledig ingevulde formulier ‘gegevens van een nieuwe club voor het adressenbestand’, samen met het Huishoudelijk Reglement en de ledenlijst voorzien van geboortedatum en vroeger beroep van de leden, naar de secretaris van Probus Nederland.
16. Beoordeling
Het bestuur van Probus Nederland beoordeelt de ingestuurde documenten en neemt contact op met de mentorclub(s) om te informeren naar het verloop van de begeleiding.
17. Installatie
Bij een positieve beoordeling door het bestuur van Probus Nederland kan in overleg met de mentorclub(s) en de secretaris van Probus Nederland een datum voor de installatie worden vastgesteld.
18. Certificaat.
Hierna maakt de Stichting het Certificaat van Erkenning op en zet de nieuwe club op haar leden- en verzendlijst. De datum van de installatie en de naam van de mentorclub(s) worden vermeld op het Certificaat.
De insignes kunnen worden besteld bij de Probuswinkel: winkel@probus-nederland.nl.
19. Installatie.
Op de installatiebijeenkomst wordt het Certificaat aan de nieuwe Probusclub uitgereikt door een vertegenwoordiger van de mentorclub(s). Ook een bestuurslid van Probus Nederland wordt voor deze bijeenkomst uitgenodigd en overhandigt de nieuwe Probusclub een voorzittershamer.
20. Website
De nieuw geïnstalleerde Probusclub mag – voor het opzetten van een eigen clubwebsite – gebruikmaken van een door de Stichting ter beschikking gestelde standaardwebsite. Informatie daarover is te verkrijgen bij het bestuurslid ICT-zaken: ict@probusnederland.nl.
21. Mentorclub
Een nieuwe club kan eerst na 3 jaar na haar installatie zelf optreden als mentorclub voor een nieuw op te richten Probusclub.
B. HET BEVORDEREN VAN DE IDENTITEIT VAN PROBUSCLUBS.
Inleiding
Een Probusclub is een lokale, autonome club van dames en / of heren die ten minste 55 jaar oud zijn en die is erkend en ingeschreven bij de Stichting Probus Nederland en waarvan de leden de standaarddoelstelling onderschrijven zoals deze in de Statuten is weergegeven. Met deze tekst is de autonomie van een Probusclub vastgelegd. De enige beperking is, dat een club niet kan afwijken van de strekking van de standaarddoelstelling.
Elke club geeft de eigen identiteit vorm en inhoud op basis van de standaarddoelstelling van artikel 2, lid 5 van de statuten, die als volgt is geformuleerd:
“De door de Stichting erkende Probusclubs dienen als doelstelling te hebben het bevorderen van de saamhorigheid en vriendschap van (geheel of nagenoeg geheel) postactieven die een maatschappelijk verantwoordelijke functie hebben vervuld en die ieder vanuit een persoonlijke, intellectuele en maatschappelijke achtergrond waarde hechten aan het regelmatig ontmoeten van elkaar, waarbij onderlinge hulpvaardigheid, verbreding van kennis en interesse, verruiming van inzicht alsmede ontspanning, bindende elementen vormen”.
Evaluatieproces
In de Statuten van de Stichting Probus Nederland (hierna kortheidshalve aan te duiden als de Stichting) is vastgelegd dat het bevorderen van de gezamenlijke identiteit van de Probusclubs, die zijn ingeschreven bij de Stichting, een verantwoordelijkheid is van het bestuur van de Stichting. Dat kan evenwel niet zonder de betrokkenheid van de individuele Probusclubs. Samen hebben zij er immers belang bij, dat het instituut Probus in Nederland functioneert volgens de gezamenlijk onderschreven doelstelling. Clubs doen er goed aan zelf regelmatig het eigen functioneren te evalueren. Ook de tweejaarlijkse enquête kan daarbij een rol spelen, door de eigen uitkomsten met die van andere clubs te vergelijken.
Ondersteuning Probusclubs
Wanneer het bestuur van een Probusclub behoefte heeft aan coaching of begeleiding bij het ontwikkelen of verbeteren van zijn werkwijze ter realisering van zijn doelstelling, dan kan het zich tot de Stichting wenden voor nader advies. Die advisering kan komen uit de kring van de Stichting zelf, maar ook vanuit een (meer ervaren) club in de directe omgeving.
Daarnaast kan de Stichting zelf initiatieven ontplooien. Dit initiatief kan geïnspireerd worden door allerlei signalen, waaronder de resultaten van de tweejaarlijkse enquête.
Het initiatief bestaat uit een verzoek om een gesprek, waarbij uiteraard ook aangegeven wordt waarom het verzoek gedaan wordt.
Als door de club wordt vastgesteld, dat ondersteuning gewenst is, zal in gezamenlijkheid naar de feitelijke invulling daarvan gekeken worden. Eventueel zal in een latere fase het resultaat besproken worden aan de hand van een wederzijdse evaluatie.
C. BESLUITVORMING BINNEN DE STICHTING PROBUS NEDERLAND
De wijze van besluitvorming binnen het bestuur is in de Statuten geregeld in de artikelen 7, 12 lid 3 en 13 lid 1.
In de artikelen 11 lid 4, 12 lid 2 en 13 lid 1 van de statuten is aangegeven, dat de Probusclubs gehoord dienen te worden over wijziging van het Huishoudelijk Reglement en de Statuten, alsook bij een besluit over opheffing van de Stichting.
De raadpleging van de clubs doet er toe. De kernbegrippen daarbij zijn betrokkenheid en draagvlak.
De raadpleging is niet een formeel stemrecht (een stichting is nu eenmaal geen vereniging), maar wel een instrument om het draagvlak onder de Probusclubs te meten.
Het bestuur van de Stichting zal de volgende procedure volgen bij belangrijke wijzigingen. Het voorgenomen besluit wordt vooraf aangekondigd door een beleidsnotitie. De clubs krijgen de gelegenheid daarop te reageren met commentaren en voorstellen. Het bestuur ziet erop toe, dat de reactietijd voldoende ruim is; hij is echter niet onbeperkt.
Als de reacties daartoe aanleiding geven, zal er een tweede consultatieronde volgen.
Op basis van de binnengekomen reacties besluit het bestuur of er wel of niet een definitief voorstel komt. Is dat wel het geval, dan krijgen de clubs de gelegenheid zich daar voor of tegen uit te spreken. Het zal uiteraard ook mogelijk zijn aan te geven, dat men noch voor noch tegen is. Het bestuur zal zich inspannen een zo groot mogelijk response te krijgen.
Bij responsepercentages van 50 of meer zal de verhouding voor/tegen de belangrijkste weegfactor zijn. Maar ook de geleverde commentaren zullen daarbij een rol spelen. Ter illustratie het volgende. Ook al zijn er meer clubs voor een voorstel dan er tegen zijn, dan nog kunnen de gemaakte opmerkingen onder de voorstemmers leiden tot het oordeel dat er onvoldoende draagvlak is.
Bij wijziging van de Statuten zal de lat hoger dienen te liggen. Dat geldt ook voor ontbinding van de Stichting. In die situaties zal een draagvlak van 60% van de respondenten nodig zijn.
Bij responsepercentages beneden de 50 ligt de besluitvorming geheel bij het bestuur.
Na ieder besluitvormingsproces op basis van de hierboven beschreven procedure zal de gang van zaken geëvalueerd worden. Het bestuur zal daar ook verslag van doen.
D. BIJZONDERE AANDACHTSGEBIEDEN BINNEN HET BESTUUR
In artikel 4 van de Statuten wordt de bestuurssamenstelling weergegeven. Naast de functies van voorzitter, secretaris en penningmeester zijn de overige functies niet benoemd. Diverse niet nader toebedeelde taken zullen over alle bestuurders worden verdeeld. In het bijzonder kunnen hierbij (niet limitatief) genoemd worden:
– representatie bij installatie, lustrum of andere bijeenkomst van een Probusclub;
– het organiseren en begeleiden van een tweejaarlijkse enquête (de juistheid en volledigheid van de gegevens omtrent de clubs dienen goed gewaarborgd te zijn); – het bijhouden van documentatie ten behoeve van de Probusclubs.
Er zijn twee aandachtsgebieden, die vastlegging behoeven naast de reeds genoemde.
1. Bestuurder voor ICT-aangelegenheden
Deze bestuurder houdt zich in het bijzonder bezig met de ontwikkeling en het onderhouden van de website en het behulpzaam zijn van de Probusclubs (o.a. voorlichting en scholing) met hun clubwebsites. Daarnaast onderhoudt hij de contacten met het bedrijf, waaraan de hosting van de Probuswebsite is opgedragen. Ten behoeve van de ondersteuning van clubs zal de bestuurder een kring van deskundigen uit de Probusclubs rond zich verzamelen, voor de praktische uitvoering van de ondersteuning van de clubs.
2. Bestuurder belast met Communicatie
Deze functionaris zal toezien op de adequate benutting van de ter beschikking staande middelen, zoals de website, e-mailverkeer, de elektronische nieuwsbrief, facebook en dergelijke. Langs deze wegen kan alle informatie die de Probusclubs aangaat te bestemder plaatse te komen, maar ook informatie waarvan een verdere verspreiding nuttig is.
Hij / zij is tevens redactielid van de Probus Nederland Nieuwsbrief.
Bijlage bij Protocol Oprichting Nieuwe Probusclub
MODEL CLUBREGLEMENT
Probusclub ‘Voorbeeld’
I. Naam / vestiging
De vereniging draagt de naam Probusclub Voorbeeld.
Zij is gevestigd te Voorbeeld.
Probusclub Voorbeeld is een vereniging voor vrouwen (en (/of) mannen).
II. Doel
De Probusclub Voorbeeld heeft tot doel:
Het bevorderen van saamhorigheid en vriendschap van (geheel of nagenoeg geheel) postactieven die een maatschappelijk verantwoordelijke functie hebben vervuld en die ieder vanuit een persoonlijke, intellectuele en maatschappelijke achtergrond waarde hechten aan het regelmatig ontmoeten van elkaar. Bindende elementen vormen: onderlinge hulpvaardigheid, verbreding van kennis en interesse, verruiming van inzicht alsmede ontspanning.
Met deze doelstelling onderschrijft zij mede de doelstelling van de coördinerende Stichting Probus Nederland.
III Verplichtingen leden
Lede moeten:
• de standaarddoelstelling van Probus onderschrijven;
• bij voorkeur uit de plaats of regio van vestiging komen;
• tenminste 55 jaar oud zijn, incidentele uitzonderingen voorbehouden; • hun actieve loopbaan hebben beëindigd of binnen afzienbare tijd beëindigen;
• een maatschappelijk verantwoordelijke functie hebben vervuld.
IV Verplichtingen Probusclub
de Probusclub moet :
• zorgen voor voldoende spreiding van de diverse beroepsachtergronden van de leden,
• geen serviceclub beogen te zijn,
• politieke, levensbeschouwelijke of ideologische elementen geen rol laten spelen bij het functioneren.
De vereniging is ingeschreven bij de Stichting Probus Nederland. De daaruit voortvloeiende verplichtingen zijn onder andere gegevensverstrekking en betaling van een jaarlijkse bijdrage aan de Stichting.
V. Oprichtingsdatum/clubjaar
De vereniging is opgericht op (de installatiedatum). Zij is aangegaan voor onbepaalde tijd. Het clubjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december.
VI. Geldmiddelen
De geldmiddelen bestaan uit contributies en inkomsten uit anderen hoofde. De penningmeester bepaalt de wijze van contributiebetaling.
Het bestuur kan incidenteel na overleg met de leden een voor alle leden gelijke extra bijdrage vaststellen binnen het kader van de doelstelling.
VII. Leden
1. Uitsluitend op uitnodiging kunnen vrouwen (en / of mannen) vanaf ongeveer 55 jaar lid van de club worden. De club streeft naar het bijeenbrengen van een zo gevarieerd mogelijk gezelschap van post- of nagenoeg post-actieven uit de regio Voorbeeld en omstreken.
2. Het beoogde aantal leden bedraagt minimaal NN, waarbij naar regelmatige aanvulling en verjonging van het ledenbestand wordt gestreefd.
3. Het lidmaatschap van de club eindigt door overlijden, schriftelijk bedanken of royement door het bestuur op grond van ernstige bezwaren.
4. Tegen een bestuursbesluit tot royement is beroep mogelijk bij de Algemene Ledenvergadering. Tot het moment van de Algemene Ledenvergadering is het lid geschorst. Voor de behandeling van het beroep moet ten minste veertien dagen tevoren een algemene ledenvergadering bijeen worden geroepen, waarvoor ook het geschorste lid wordt uitgenodigd. Hij/zij wordt in de gelegenheid gesteld een schriftelijk een reactie in te dienen, die in de bovengenoemde vergadering ter kennis van de aanwezige leden wordt gebracht. Een besluit tot royement wordt gehandhaafd als ten minste drie vierde van het aantal leden aanwezig (het geschorste lid niet meegerekend) is en met een meerderheid van drie vierde van de schriftelijk uitgebrachte stemmen. Het geschorste lid heeft geen stemrecht in deze vergadering.
5. Het besluit van de algemene ledenvergadering wordt betrokkene schriftelijk (daaronder mede begrepen digitaal) meegedeeld. Tegen het besluit is geen beroep mogelijk.
VI. Ledenwerving
1. Van de leden wordt verwacht dat zij nieuwe leden aan het bestuur voordragen, waarbij verjonging van het ledenbestand uitgangspunt is. Een voordracht geschiedt schriftelijk (daaronder mede begrepen digitaal) en gaat vergezeld van relevante informatie. De voorgedragene zal van de voordracht niet op de hoogte zijn.
2. Indien het bestuur een voordracht in principe passend acht zal die tijdens de volgende bijeenkomst door het bestuur aan de leden worden vermeld. Indien een lid bezwaren heeft, kan dit vóór de tweede bijeenkomst, volgend op die waarin het voorstel is gedaan, aan het bestuur kenbaar gemaakt worden. Het voorstel wordt ingetrokken indien één of meer leden bezwaren tegen het voorstel inbrengen. De aard van de bezwaren en de naam van de indiener(s) hoeven door de voorzitter niet te worden vermeld.
3. Zijn er geen bezwaren dan zal het bestuur in de volgende bijeenkomst meedelen dat het kandidaat-lid wordt uitgenodigd.
4. Het kandidaat-lid zal gedurende maximaal drie bijeenkomsten als gast in de gelegenheid worden gesteld zich een beeld te vormen van de club. Gedurende deze periode wordt zij/hij begeleid door een contactpersoon. Neemt de kandidaat het besluit toe te treden dan wordt deze in de eerstvolgende reguliere bijeenkomst als lid geïnstalleerd. De kosten van de lunch tijdens deze periode worden door de club gedragen. Indien de kandidaat niet als lid wenst toe te treden doet het bestuur hiervan mededeling in de eerstvolgende bijeenkomst.
VII. Bijeenkomsten
1. Bijeenkomsten vinden om de veertien dagen (week / drie weken / maand) plaats. De Probusclub Voorbeeld kent reguliere en bijzondere bijeenkomsten en een algemene ledenvergadering. Bijeenkomsten kunnen ook bestaan uit excursies.
2. Reguliere bijeenkomsten hebben een besloten karakter en zijn alleen toegankelijk voor leden, kandidaat-leden en in voorkomende gevallen een speciale gast of spreker. Deze bijeenkomst omvat, naast een lunch, een bijdrage in de vorm van een voordracht. Indien noodzakelijk wordt een gedeelte van de bijeenkomst besteed aan huishoudelijke zaken.
3. Bij bijzondere bijeenkomsten kunnen ook de partners van de leden en de partners van overleden leden uitgenodigd worden.
4. De leden worden geacht zoveel mogelijk bijeenkomsten bij te wonen. Bij verhindering moet uiterlijk drie dagen vóór de bijeenkomst de secretaris worden verwittigd. Niet nakomen van deze verplichting heeft ten gevolge dat het desbetreffende lid de gemaakte lunchkosten moet vergoeden aan de penningmeester.
VIII Algemene ledenvergadering
1. Ten minste eenmaal per jaar wordt een algemene ledenvergadering gehouden. De convocatie zal minimaal veertien dagen vooraf verzonden worden. Ten minste zeven dagen voor deze bijeenkomst ontvangen de leden:
• de agenda;
• een verslag van het bestuur over het afgelopen jaar;
• een verslag van de laatst gehouden ledenvergadering;
• een financieel verslag over het afgelopen jaar;
• een begroting voor het komende jaar.
2. In de algemene ledenvergadering worden besluiten genomen bij volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen.
3. Over zaken wordt mondeling gestemd, over personen, indien gewenst, schriftelijk.
IX Bestuur
1. Het bestuur bestaat uit een voorzitter, inkomend voorzitter, die de functie heeft van vicevoorzitter, een secretaris, een penningmeester en een programma- activiteitencommissaris, die door en uit de algemene ledenvergadering worden gekozen. De voorzitter en de inkomend voorzitter worden in functie gekozen, de overige bestuursleden verdelen onderling de taken. De zittingsperiode van de bestuursleden is 2 jaar Zij zijn aansluitend eenmaal herkiesbaar voor eenzelfde periode. De voorzitter is niet herkiesbaar, deze wordt automatisch opgevolgd door de inkomend voorzitter.
2. De voorzitter geeft algemene leiding, stimuleert de activiteiten van de club en bevordert de vriendschap tussen de leden. Hij ondertekent de correspondentie en eventuele andere documenten, of machtigt de secretaris daartoe. De inkomend voorzitter vervangt de voorzitter bij afwezigheid.
3. De inkomend voorzitter draagt zorg voor het inhoudelijk programma van het komende verenigingsjaar.
4. De secretaris
• Verzorgt de correspondentie van het bestuur.
• Beheert het clubarchief.
• Roept vergaderingen en bijeenkomsten bijeen
• Notuleert beknopt bestuursvergaderingen en algemene en jaarvergaderingen.
• Draagt zorg voor het secretarieel jaarverslag
5. De penningmeester
• Beheert de gelden van de club in overeenstemming met de beslissingen van het bestuur.
• Draagt zorg voor de afdracht van de bijdrage aan de Stichting Probus Nederland.
• Zorgt voor een doelmatige en overzichtelijke boekhouding.
• Maakt de financiële rekening en verantwoording op.
• Ontwerpt de begroting.
• Is verantwoording verschuldigd aan de algemene ledenvergadering.
6. Ten behoeve van de continuïteit stelt het bestuur een rooster van aftreden op, waarbij moet worden geregeld dat ten minste 1 lid van het zittend bestuur, respectievelijk van een commissie aanblijft.
7. Het bestuur stelt in overleg met de leden elk half jaar een programma op met betrekking tot voordrachten, excursies, nieuwjaarsbijeenkomst en/of andere activiteiten. Het programma wordt door de programma- activiteiten commissie voorbereid en begeleid.
XI Commissies
1. Het bestuur laat zich bijstaan door een programma- activiteitencommissie waaraan specifieke taken worden toegewezen. De programma- activiteitencommissie organiseert excursies en andere activiteiten. De programma- activiteitencommissie bestaat uit ten minste twee leden en kan ad hoc worden aangevuld. De voorzitter van de programma- activiteitencommissie maakt deel uit van het bestuur. De leden van deze commissie zijn 2 jaar in functie en eenmaal herkiesbaar.
2. De club heeft een kascommissie. Deze bestaat uit 2 leden en een reserve-lid. De zittingsduur is twee jaar. De algemene ledenvergadering benoemt de kascommissie. De commissie onderzoekt de financiële rekening, brengt van haar bevindingen schriftelijk verslag uit in de algemene ledenvergadering. Om de twee jaar treedt het langstzittende commissielid af. Het reserve-lid treedt tot de kascommissie toe. De algemene ledenvergadering benoemt een nieuw reserve-lid.
XII Kandidaatsstelling en verkiezing
1. Ten minste vijf weken voor de Algemene Ledenvergadering nodigt het bestuur de leden uit kandidaten te stellen voor functies in het bestuur en kascommissie en de programma- activiteitencommissie.
2. Kandidaten melden zich binnen twee weken na de datum van uitnodiging schriftelijk of per email bij de secretaris.
3. Ook het bestuur kan kandidaten stellen.
4. De namen van de kandidaten worden ten minste één week voor de Algemene Ledenvergadering bekend gemaakt aan de leden.
XIII Vaststelling/wijziging
1. Vaststelling van dit reglement geschiedt in een daartoe bijeengeroepen bijeenkomst waar ten minste drie vierde van het aantal leden aanwezig is en met een meerderheid van ten minste twee derde van de uitgebrachte stemmen.
2. Een voorstel tot wijziging van dit reglement kan worden ingediend door het bestuur of door ten minste 5 leden van de club en wordt schriftelijk bekendgemaakt aan de leden. Vaststelling van de voorgestelde wijziging geschiedt in een tevoren daartoe geagendeerde vergadering, waar ten minste drie vierde van het aantal leden aanwezig is. Het voorstel is aangenomen als ten minste twee derde van de aanwezige leden zich voor de wijziging hebben uitgesproken.
3. Indien op de in de leden 1 en 2 bedoelde vergadering minder dan drie vierde van het aantal leden aanwezig is, wordt een tweede bijeen geroepen en wel ten minste twee en ten hoogste vier weken na de eerstgenoemde vergadering. Tot wijziging wordt dan besloten, indien ten minste twee derde van de dan aanwezige leden zijn stem voor de wijziging heeft uitgebracht.
XIV Lidmaatschapsinsigne
Elk lid van de club ontvangt het Probus lidmaatschapsinsigne.
XV Ontbinding
1. Opheffing van de club vindt plaats door
• Het geheel ontbreken van leden.
• Een daartoe strekkend besluit van de algemene ledenvergadering.
2. Voor het besluit tot opheffing is een meerderheid van ten minste twee derde van de uitgebrachte stemmen vereist.
3. Bij het besluit wordt tevens beslist over de bestemming van het eventueel aanwezige positieve vermogen van de club, met dien verstande dat de bestemming een maatschappelijk doel moet zijn.
4. Het bestuur is belast met de uitvoering van het besluit tot ontbinding en zorgt voor de uitkering van het vermogen aan het gekozen maatschappelijk doel.
5. Bij een nadelig saldo wordt dit hoofdelijk over de leden omgeslagen.
XVI Onvoorziene gevallen
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur.